【SOP】文書分類から作成されているフォルダ名を変更したい

【SOP】文書分類から作成されているフォルダ名を変更したい

文書分類によって自動でフォルダが作成されている場合、基本的に文書分類の設定でフォルダ作成のルールが決まっています。

そのため、フォルダ名をフォルダの「属性」から直接変更しても、文書の登録や編集などで更新が加わると、元のフォルダ名に戻ってしまいます。

 

フォルダ名を変更したい場合は、対象の文書分類で変更する必要があります。


■Original UI

（例）

「アガサ文書」というフォルダ名を、「Agatha文書」というフォルダ名に変更したい




①    歯車マーク「設定」＞ワークスペースをプルダウン選択＞「文書分類」で、フォルダ名を変更したい対象の文書分類を検索します。

 

②    「操作」＞「編集」をクリックして、編集画面を開きます。

③    文書分類の「フォルダ」という項目を確認し、どのようなルールでフォルダが作成されているか確認します。

※フォルダがどのように作成されるかは、各設定によって異なります。


（例）

下記の画像の場合は、文書分類の「大分類名」＞「中分類名」＞「小分類名（名前）」を用いて自動でフォルダが作成される設定になっています。





 

④    今回変更したいフォルダ名は、小分類（名前）の部分にあたる、「アガサ文書」の部分ですので、小分類名を「Agatha文書」に変更します。



⑤    「変更を保存」をクリックします。

⑥    「小分類名」の変更に伴って、フォルダ名も自動で変更されます。

※格納されている文書数が多い場合などは、時間がかかる場合がありますので、画面を何度か更新して確認してください。



⑦   変更前のフォルダに格納されていた文書も、新しい変更後のフォルダに自動で移動します。




設定によっては、「大分類」「中分類」「小分類」の名前を用いてフォルダ作成するわけではなく、「フォルダ」の項目に作成したいフォルダ名を直接設定していることもございます。

（例）



その場合は、文書分類名を変更するのではなく、「フォルダ」の項目のフォルダ名を変更してください。





■PRISM UI

 

（例）

「アガサ文書」というフォルダ名を、「Agatha文書」というフォルダ名に変更したい



①    「ワークスペース設定」＞「文書分類」で、フォルダ名を変更したい対象の文書分類を検索します。



②    クリックして、編集画面を開きます。

③    文書分類の「フォルダ」という項目を確認し、どのようなルールでフォルダが作成されているか確認します。

※フォルダがどのように作成されるかは、各設定によって異なります。


（例）

下記の画像の場合は、文書分類の「大分類名」＞「中分類名」＞「小分類名（名前）」を用いて自動でフォルダが作成される設定になっています。




④    今回変更したいフォルダ名は、小分類（名前）の部分にあたる、「アガサ文書」の部分ですので、小分類名を「Agatha文書」に変更します。



⑤    「保存し、閉じる」をクリックします。

⑥    「小分類名」の変更に伴って、フォルダ名も自動で変更されます。

※格納されている文書数が多い場合などは、時間がかかる場合がありますので、画面を何度か更新して確認してください。




⑦    変更前のフォルダに格納されていた文書も、新しい変更後のフォルダに自動で移動します。





設定によっては、「大分類」「中分類」「小分類」の名前を用いてフォルダ作成するわけではなく、「フォルダ」の項目に作成したいフォルダ名を直接設定していることもございます。

（例）



その場合は、文書分類名を変更するのではなく、「フォルダ」の項目のフォルダ名を変更してください。



上記の手順でフォルダ名を変更しても、新しいフォルダが作成されない、古いフォルダが残ったまま、文書が移動しない、などがありましたら、対象の文書分類名と実際の画面ショットをご添付の上、お問い合わせフォームよりご連絡ください。


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